Tietosuojaseloste Päivitys 26.4.2021

Rekisterinpitäjä: Motonet Oy
Postiosoite: Motonet Oy, PL 131, 20251 TURKU
Puhelinnumero: 030 621 20
Käyntiosoite: Pläkkisepänkatu 2, 20320 TURKU
Rekisterinpitäjän edustajat: tietosuojavastaava@motonet.fi / TIETOSUOJAVASTAAVA@BROMANGROUP.FI

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus:
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat:

• Tilaus-, palvelu- ja kanta-asiakkuussopimukset
• Lainsäädännön vaatimukset muun muassa kirjanpitoaineiston säilytyksestä
• Asiakkaan suostumus suoramarkkinointia varten
• Yrityksen oikeutettu etu kehittää ja parantaa palveluja, tuotevalikoimaa ja verkkosivustoa. Katsomme, että henkilötietojen rajoitettu käsittely liiketoimintamme kehittämiseksi tuottaa myös asiakkaalle enemmän hyötyä kuin haittaa.

Henkilötietoja käsitellään sopimusten ja lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi, palveluiden laadun varmistamiseksi, asiakassuhteiden hoitamiseksi, personoidun markkinoinnin mahdollistamiseksi sekä yhteyden pitämiseksi asiakkaaseen.

Käsitellyt henkilötiedot:

• Asiakkaan nimi sekä perustellusta syystä myös henkilötunnus
• Osoite, postinumero ja -toimipaikka
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Kanta-asiakastunniste
• Asiakasnumero
• Ajoneuvon rekisteritunnus
• Asiakassuhteen hoitamiseen käytettävät markkinointiviestintätiedot
• Kanta-asiakkaan tunnistautuneena tekemät ostokset
• Liittymispäivämäärä
• Tietojen viimeisin muokkausajankohta

Säännönmukaiset tietolähteet:

• Liittymislomake
• Asiakkaan Motonetin etämyyntiin luovuttamat henkilötiedot
• Asiakkaan Motomaatilla tehtävän palvelutyön yhteydessä luovuttama rekisteritunnustieto
• Kolmannelta osapuolelta saatava informaatio, jonka avulla päivittämme asiakasrekisterissä olevia nimi-, osoite- ja puhelinnumerotietoja
• Väestötietojärjestelmä (VTJ), mikäli asiakas ei ole tätä kieltänyt

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, profilointi ja säännönmukaiset tietojen luovutukset Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Motonet Oy huolehtii tietoja siirrettäessä ja käsiteltäessä tietoturvan ja -suojan korkeasta tasosta EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Kolmansien osapuolten tietojenkäsittelyn tason varmistuskeinoina ovat Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet, EU-US Privacy Shield -sopimus tai muu tietosuoja-asetuksen mukainen hyväksytty tapa.

Asiakastietoja voidaan käyttää analytiikka- ja personointitarkoituksiin kolmansien osapuolten kanssa. Ostokäyttäytymis- ja selaustietoja hyödynnetään personoidun markkinoinnin tuottamiseksi. Emme katso personoidulla markkinoinnilla olevan tietosuoja-asetuksessa mainittuja oikeusvaikutuksia tai muuten merkittäviä vaikutuksia markkinoinnin kohteelle. Personointitarkoituksiin käytetyt henkilötiedot on anonymisoitu tai pseudonymisoitu aina mahdollisuuksien mukaan. Pseudonymisoidun tiedon pystyy yhdistämään rekisteröidyn nimeen vain määrätty osa Motonetin henkilökuntaa, jonka toimenkuvaan asiakasrekisterin käsitteleminen kuuluu.

Asiakastietoja ei luovuteta Motonetin tai Motonetin lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan. Tarvittaessa tietoja luovutetaan myös viranomaisille. Viranomaispyyntö informoidaan myös rekisterissä olevalle asiakkaalle, mikäli se on lain mukaan sallittua.

Toimitamme asiakastietoja tietosuojaselosteessa mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi:

• Sähköpostimarkkinointikumppanille
• Painotalolle, kun teetetään osoitteellisia markkinointimateriaaleja
• Kuljetusliikekumppanille, jos tilauksen valittu toimitustapa on kuljetus lähimpään Postiin tai Matkahuollon noutopisteeseen
• Luotonmyöntäjälle, asiakkaan valitessa maksutavaksi luottoyhtiön laskun
• Tuotteen toimittajalle, jos asiakas tilaa sähköisen lisenssin tai suoratoimitustuotteen
• Huoltoyhtiölle voidaan välittää takuuhuollon yhteydessä tuotteen tilaukseen liittyviä tietoja
• Tullille, tuotteita verottomana ostettaessa
• Perintäyhtiölle, laskujen erääntyessä ja siirtyessä perintään
• Maksuvälittäjä Klarna, yhteys- ja tunnistamistietosi maksutapahtumien suorittamiseen.

Rekisterin suojauksen periaatteet Motonet käsittelee henkilötietoja Suomen kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojen suojaaminen on liiketoimintamme keskeinen osa. Käytössämme on asianmukaiset tekniset, organisatoriset ja hallintoon liittyvät turvallisuusmenettelyt, joilla suojaamme kaikkia hallussamme olevia tietoja katoamisen, väärinkäytön, luvattoman käytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietojen antaminen on kanta-asiakassopimuksen sekä etämyyntiä koskevan sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus. Henkilötiedot säilytetään kanta-asiakasrekisterissä asiakassuhteen päättymiseen asti tai minimissään kuusi vuotta. Suoramarkkinointia varten annetut henkilötiedot säilytetään siihen saakka, kunnes markkinointia varten annettu suostumus peruutetaan. Verkkokauppa-asiakkaiden tilauksen tekemisen yhteydessä antamat yhteystiedot säilytetään asiakasrekisterissä kuusi vuotta. Motonetin järjestämiin markkinointiarpajaisiin osallistuneiden henkilötietoja ei tallenneta erillisiksi rekistereiksi eikä tietoja luovuteta kolmansille osapuolille. Ostotapahtumiin, palautuksiin ja laskutukseen liittyvien tositteiden säilytys Tositemateriaali säilytetään voimassa olevan kirjanpitolain mukaisesti tilikauden päättymisen jälkeen alkavan seuraavan kalenterivuoden alusta lukien kuusi vuotta. Reklamaatioasioiden käsittelemiseksi tarpeelliset tiedot sekä oikeusvaateisiin liittyvät tiedot säilytetään asian käsittelyn kannalta edellytetyn ajan, joka tyypillisesti ei ylitä kuutta vuotta. Asiakaspalvelun puhelutallenteita säilytetään enintään yhden vuoden ajan. ATK-pohjainen asiakasjärjestelmä Ainoastaan määrätyillä Motonet Oy:n henkilökunnalla ja Motonet Oy:n toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää asiakasjärjestelmän tietoja. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset tunnukset ja salasanat. Henkilökunta voi käyttää asiakasjärjestelmän tietoja vain tehtävän vaatimalla tavalla. Rekisteriä saavat käyttää ainoastaan henkilöt, jotka tarvitsevat sitä toimenkuvassaan. Rekisteriä käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Järjestelmään tallennettu asiakastunniste on salattu yksisuuntaisella salauksella, jonka vuoksi sitä ei voi avata takaisin henkilötunnukseksi. Järjestelmä on suojattu tietoturvajärjestelmällä ulkoisia uhkia vastaan.

Rekisteröidyn oikeudet

• Rekisteriin kuuluva henkilö voi tarkastella ja muokata henkilötietojaan sekä voimassa olevia markkinointilupia Motonet-verkkosivujen kanta-asiakkaiden ”Omat sivut” -osiossa. Omat sivut -osioon kirjaudutaan rekisteriin tallennetulla sähköpostiosoitteella sekä salasanalla.
• Rekisteriin kuuluva kanta-asiakas saa tulostettua ja tallennettua ylempänä luetellut, hänestä tallennetut tiedot Omat sivut -osion Asiakastiedot-sivulla olevien painikkeiden ”Tulosta tietosi” ja ”Omat tiedot sähköisessä muodossa” -painikkeilla.
• Rekisteriin kuuluva kanta-asiakas voi muokkauttaa henkilötietojaan ja markkinointilupiaan sekä pyytää tallennetut tietonsa osoitteesta: asiakaspalvelu@motonet.fi. Sähköpostitse pyydetyt tallennetut tiedot toimitetaan sähköisesti. Tietojen muokkaus tai niiden toimittaminen edellyttää henkilöllisyyden todistamista.
• Rekisteriin kuuluva henkilö voi pyytää tietonsa kirjallisena osoitteesta: Motonet Oy, kanta-asiakasvastaava, PL 131, 20251 TURKU. Tietojen toimittaminen postitse edellyttää henkilöllisyyden todistamista. Pyynnöstä tulee ilmetä: nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero. Vastaus toimitetaan asiakkaan väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen.
• Kanta-asiakas voi irtisanoa kanta-asiakkuuden ilmoittamalla siitä asiakaspalveluun tai sähköpostitse kanta-asiakas@motonet.fi. Kanta-asiakkuuden päättyessä päättyy myös Omat Sivut -palvelun käyttöoikeus. Kanta-asiakkuuden irtisanominen edellyttää henkilöllisyyden todistamista.
• Kuka tahansa rekisteriin kuuluva henkilö saa vaatia tietojensa poistamista tai tietojen käsittelyn rajoittamista tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa mainituin edellytyksin. Rekisteröity voi koska tahansa peruuttaa suostumuksensa suoramarkkinointiin tai vastustaa hänen henkilötietojensa käyttämistä tähän tarkoitukseen. Rekisteröidyllä on oikeus siirtää automaattisesti käsitellyt henkilötietonsa järjestelmästä toiseen, mikäli tämä on teknisesti mahdollista. Mikäli rekisteröity kokee, että tietosuoja-asetusta ei noudateta hänen henkilötietojensa käsittelyssä, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

Tietosuojaselosteen päivitykset

Parannamme ja kehitämme palveluitamme ja verkkosivustojamme jatkuvasti, joten pidätämme oikeuden tehdä ajoittain päivityksiä tietosuojaselosteeseen. Jos tietosuojaselosteeseen tehdään merkittäviä muutoksia, informoimme muutoksista, sekä niihin liittyvistä laillisista käsittelyperusteista.